От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит отношение адресата к автору письма. Поэтому в письме важно все — качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты.

Письмо — одно из основных средств связи между организациями и гражданами.

Информационные письма сообщают заинтересованным лицам о свершившихся фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных писем используются обороты: «Сообщаем Вам, что…», «Ставим Вас в известность о том, что…», «Информируем о проведении…»

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве

Одним из самых распространенных разновидностей писем является письмо-просьба. Текст письма, содержащего просьбу, строится по следующей схеме.

Иногда сотрудникам службы делопроизводства приходится составлять письмо, содержащее отказ в выполнении просьбы или отклонение предложения о сотрудничестве.

Этот вид писем используется в случаях, когда адресату отправляются какие-либо документы или материальные ценности.

Письма-подтверждения обычно являются ответом на сопроводительные или договорные письма и удостоверяют факт получения письма, бандероли, документов, каталогов и т.д., например:

Письма-напоминания являются способом урегулирования конфликтной ситуации, когда деловой партнер по какой-либо причине уклоняется от выполнения взятых на себя обязательств или от общения по телефону.

Письма-извещения сообщают адресату о важном для него событии, требующем определенной реакции.

Письма данного типа содержат приглашение на мероприятие, проводимое организацией для широкой общественности (так называемые PR-мероприятия).

Письма-поздравления — это знаки внимания и уважения, они помогают сделать отношения с деловыми партнерами или коллегами более теплыми и доверительными.

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве

В гарантийных письмах фиксируется факт взятых на себя обязательств по оплате каких-либо товаров (услуг) или выполнению каких-либо работ. Если содержание гарантийного письма связано с финансовыми вопросами, то подписывает его обычно не только руководитель организации, но и главный бухгалтер.

В приложении 43 приведен образец гарантийного письма.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем:

Оформление телеграмм регламентируется Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. В соответствии с указанными Правилами телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Переписка по электронной почте Интернет давно стал непременным атрибутом деловой жизни. Информация из Всемирной паутины может помочь в решении многих задач: