Иногда сотрудникам службы делопроизводства приходится составлять письмо, содержащее отказ в выполнении просьбы или отклонение предложения о сотрудничестве.

Письмо-отказ рекомендуется начинать с повторения изложенной просьбы (автор письма при этом должен показать, что он понял содержание просьбы или предложения). Далее необходимо указать причину отказа, его нужно максимально смягчить, употребив конструкции: «к сожалению…», «мы сожалеем, что…», «мы лишены возможности», «вынуждены отказать в связи с…», безличные конструкции «не представляется возможным». Далее следует вывод о необходимости отклонить предложение или о невозможности исполнения просьбы.
Если в письме отклоняется какое-либо предложение, необходимо быть особенно вежливым и обобщить условия отказа так, чтобы адресат не подумал, что отказ относится только к нему.
Образец письма, содержащего отказ, приводится в приложении 39.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве