При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, поэтому согласно ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (объяснительную записку).

Объяснительную записку работник в свободной форме пишет на чистом листе бумаги формата А4 или на специальном бланке объяснительной записки, в свободной форме излагая обстоятельства, которые послужили причиной совершения дисциплинарного проступка. Объяснительная записка должна содержать следующие реквизиты: адресат, наименование вида документа, заголовок, текст. На документе должны стоять подпись работника и дата. Если работник, совершивший дисциплинарный проступок, отказывается писать объяснительную записку, это не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, но в таком случае в двухдневный срок составляется акт об отказе работника от дачи объяснений.Затем руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, совершивший дисциплинарный проступок, оформляет докладную записку на имя руководителя организации, в которой сообщает о случае нарушения дисциплины во вверенном ему подразделении, и просит руководителя организации наложить дисциплинарное взыскание на нарушителя правил внутреннего трудового распорядка (приложение 34). К докладной записке прилагаются объяснительная записка работника или акт об отказе от дачи объяснений. Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная записка.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве