В акт включаются только сведения и факты, которые лично установлены подписавшими его лицами. В некоторых случаях в актах (например, в актах ревизий финансовохозяйственной деятельности) содержатся выводы и рекомендации по исправлению сложившейся ситуации. Акт оформляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и включает в себя следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения;

• название вида документа (АКТ);

• место составления, дата, заголовок к тексту, текст, подписи;

• в некоторых случаях — гриф утверждения.

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей части. Во вводной части излагаются сведения о документах или событиях, которые послужили основанием для составления акта, например:

Основание: приказ генерального директора

открытого акционерного общества «Рога и копыта»

от 23 августа 2009 г.

В констатирующей части излагаются факты, выводы, заключения. В конце текста помещаются данные о количестве экземпляров акта и их месте нахождения, например:

«Акт составлен в трех экземплярах: первый передан М.М. Иванову, второй — П.П. Петрову, третий подшит в дело № ___».

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Если кто-то из составителей акта не согласен с мнением, изложенным в документе, он указывает в акте: «Замечания прилагаются» и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Если кто-либо отказывается подписывать акт, например акт о нарушении нередко отказывается подписывать лицо, совершившее нарушение, в этом случае рекомендуется составить акт об отказе от подписи.

В приложении 35 приводится форма акта ревизии финансовохозяйственной деятельности.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве