Основное преимущество электронного документооборота — повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью электронного документооборота успешно решаются задачи управления качеством.
Одно из требований к системе менеджмента качества — открытый для наблюдения и проверок документооборот и информационное взаимодействие. Системы электронного документооборота позволяют обеспечить выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями, поддерживать выполнение регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов, обеспечивать средства для контроля со стороны руководства за функционированием системами управления качеством. Исходя из сформулированных организацией требований, предъявляемых ей к системам электронного документооборота, можно приобрести готовый программный продукт на рынке у фирм, занимающихся информационными технологиями, или разработать свою систему электронного документооборота. Система электронного документооборота призвана решать следующие задачи:

• перевод традиционных документов в электронный вид с помощью систем сканирования и их регистрация;
• поиск документов;
• маршрутизация;
• создание отчетов;
• ведение архива;
• администрирование прав доступа к документам различной степени конфиденциальности.

Сферу электронного документооборота в основном регулируют следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
• Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-I «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»;
• Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002—2010 гг.)» (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65);
• ГОСТ Р 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования».

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает определения основным терминам электронного документооборота:

• электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

• электронная цифровая подпись— реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

• владелец сертификата ключа подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

• средства электронной цифровой подписи — аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций — создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

• сертификат средств электронной цифровой подписи — документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;

• закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

• открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрыто к электронному ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

• сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

• подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе — положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;

• пользователь сертификата ключа подписи— физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;

• информационная система общего пользования — информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;

• корпоративная информационная система — информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы. Сертификация средств электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг специально созданными для этого центрами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Вопросы использования электронных документов и электронной цифровой подписи освещаются и в других нормативных правовых актах, например в ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве