Основное преимущество электронного документооборота — повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью электронного документооборота успешно решаются задачи управления качеством.
Одно из требований к системе менеджмента качества — открытый для наблюдения и проверок документооборот и информационное взаимодействие. Системы электронного документооборота позволяют обеспечить выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями, поддерживать выполнение регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов, обеспечивать средства для контроля со стороны руководства за функционированием системами управления качеством. Исходя из сформулированных организацией требований, предъявляемых ей к системам электронного документооборота, можно приобрести готовый программный продукт на рынке у фирм, занимающихся информационными технологиями, или разработать свою систему электронного документооборота. Система электронного документооборота призвана решать следующие задачи:

При переходе организации на электронный документооборот необходимо руководствоваться рекомендациями нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования». Указанный стандарт регулирует процессы управления документами всех форматов и на всех носителях государственных и коммерческих организаций и содержит положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, а также методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. В новом стандарте использованы нормативные ссылки на сле-
дующие стандарты:

• ИСО 5963—85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей;
• ИСО 5127—2002 Информация и документация. Словарь;
• ИСО 9001—2000 Системы менеджмента качества. Требования;
• ИСО 14001—96 Системы управления окружающей средой.